Des demandes dispersées
Les sollicitations arrivent par téléphone, e-mail ou formulaire et doivent être requalifiées avant d’agir.
Services techniques
Des interventions organisées, des équipements suivis, des échéances maîtrisées.
Fluidis relie les demandes clients, les sites, les équipements, les contrats et les interventions pour permettre à chacun de disposer des bonnes informations au bon moment.
Activité du jour
Responsable d’exploitation
Visite préventiveSite Ouest · Climatisation
09:00DépannageSite Centre · Pompe
UrgentContrat à renouvelerÉchéance dans 30 jours
À traiter8interventions prévues
3contrats à renouveler
2urgences à suivre
Ce qui complique le quotidien01 02 03 04
Quand l’activité se développe, le suivi devient plus exigeant.
Un planning qui bouge
Urgences, préventif et disponibilités techniciens obligent à ajuster les priorités en permanence.
Un historique difficile à retrouver
Les informations utiles sur un site ou un équipement sont parfois réparties entre plusieurs outils.
Des échéances à surveiller
Contrats, visites périodiques, renouvellements et facturation récurrente demandent une vigilance constante.
Le fil conducteur
Un environnement construit autour de votre activité.
Chaque information reste reliée à son contexte, pour suivre un équipement dans le temps et retrouver rapidement ce qui compte.
Client
→
Site
→
Équipement
ContratsInterventionsDocumentsÉchéances
Un client peut avoir plusieurs sites, chaque site plusieurs équipements. Autour de chaque équipement, Fluidis relie les contrats, les interventions, les documents et les prochaines échéances afin de conserver un historique exploitable dans le temps.
De la demande à l’intervention
Chaque intervention commence avec les bonnes informations.
La demande est qualifiée, planifiée puis affectée au bon technicien. Le responsable d’exploitation garde la maîtrise des priorités.
Demande reçueClient, site, équipement, urgence, photos.
→QualificationHistorique, contrat associé, devis éventuel.
→PlanificationDate, technicien, contraintes et informations utiles.
→InterventionDiagnostic, actions, temps, pièces, photos.
→ContrôleValidation et suite à donner par le responsable.
Fluidis facilite la circulation de l’information et l’enchaînement des actions. Les décisions métier restent sous contrôle humain.
Suivi des équipements
Chaque équipement conserve son histoire.
Les interventions successives enrichissent un historique directement exploitable par le terrain, le responsable d’exploitation et le dirigeant.
Avant l’intervention
Le technicien retrouve le site, l’équipement, les consignes, les documents utiles et l’historique récent depuis son environnement mobile.
Pendant l’intervention
Il renseigne le diagnostic, les opérations réalisées, les heures, les pièces utilisées, les photos et les recommandations éventuelles.
Après l’intervention
L’entreprise conserve une trace fiable des opérations et peut retrouver rapidement les pannes, pièces remplacées et recommandations précédentes.
Compte rendu
Un document préparé automatiquement.
À partir des informations saisies par le technicien, Fluidis peut préparer le compte rendu dans la présentation de l’entreprise : client, site, équipement, diagnostic, travaux réalisés, pièces, temps passé et recommandations.
Le document reste contrôlé avant son envoi au client.
Compte rendu d’intervention
ÉQUIPEMENT REMIS EN SERVICEContrats et récurrents
Les échéances restent sous contrôle.
Maintenance préventive, prestations périodiques, renouvellements et facturation récurrente peuvent être suivis dans le même environnement.
Suivre les contrats dans le temps
1
Anticiper
Fluidis fait remonter les visites à programmer, les contrats arrivant à échéance et les actions à préparer.
2
Renouveler
Devis, signature ou tacite reconduction sont suivis selon les règles prévues pour chaque contrat.
3
Facturer
Les échéances mensuelles ou annuelles sont préparées au bon moment et transmises à l’administratif.
Une vision commerciale et financière
Le dirigeant peut suivre les contrats actifs, les renouvellements à sécuriser et les revenus récurrents à venir.
- visites préventives à planifier ;
- contrats à renouveler ;
- devis ou signatures en attente ;
- échéances de facturation ;
- règlements attendus.
Renouvellement à prévoir → devis si nécessaire → validation → échéance de facturation → nouvelle période.
Pilotage et responsabilitésTechnicien terrain Responsable d’exploitation Administratif / commercial Dirigeant
Chacun voit ce qu’il doit suivre.
Les interfaces et tableaux de bord sont adaptés aux responsabilités de chacun, sans multiplier les informations inutiles.
Intervenir
Consulte ses interventions et renseigne diagnostic, temps, pièces, photos et observations depuis son téléphone.
Organiser et décider
Qualifie les demandes, planifie, affecte les interventions, suit les urgences et contrôle l’avancement.
Suivre les échéances
Gère devis, contrats, renouvellements, échéances de facturation et règlements.
Piloter l’activité
Suit interventions, contrats, récurrents, priorités, facturation et rentabilité.
Capacités et évolutions
Des capacités disponibles et des possibilités d’évolution.
Le périmètre est défini selon les besoins de l’entreprise et peut évoluer progressivement.
Automatisations
Selon le projet
Notifications, rappels, création des prochaines échéances, préparation des interventions et enchaînement des actions prévues.
＋ Pour aller plus loin
Automatiser d’autres processus propres au fonctionnement de l’entreprise.
Documents automatiques
Selon le projet
Comptes rendus d’intervention et autres documents préparés à partir des données déjà enregistrées, puis contrôlés avant utilisation.
＋ Pour aller plus loin
Étendre la génération à d’autres documents, comme les devis ou documents contractuels.
Intelligence artificielle
Disponible dans Airtable (selon les crédits IA disponibles)
Les utilisateurs peuvent poser une question à Omni, par écrit ou oralement, et obtenir une réponse à partir des données auxquelles ils ont accès. Sur ordinateur, selon leurs droits, Omni peut également leur permettre d’agir sur certaines données.
＋ Pour aller plus loin
Résumé d’historique, préparation d’e-mails ou usages IA personnalisés avec Airtable et Make.
Connexions et relation client
Selon le projet
Récupération ou synchronisation des données utiles depuis les applications existantes et facilitation des échanges avec les clients.
＋ Pour aller plus loin
Formulaires dédiés, signature électronique ou espace client selon les besoins et les outils compatibles.*
＋ Les possibilités complémentaires sont étudiées et chiffrées selon les besoins du projet.
* Certaines connexions, certains services ou certains usages de l’IA peuvent nécessiter un abonnement externe ou un plan Airtable payant, présenté avant leur intégration.
Exemple de projet
Organisation des interventions, des équipements et des contrats d’une entreprise de services techniques.
Profil : un dirigeant, un responsable d’exploitation, une personne en charge de l’administratif et plusieurs techniciens terrain.
Mise en place indicative : 3 à 6 semaines, selon le périmètre, les données à reprendre et les connexions prévues.
Un environnement construit autour de quatre ensembles
Environnement Fluidis
- utilisateurs, rôles et droits
- clients, sites et informations communes
- paramètres, listes de référence et notifications
Domaine Affaires
- demandes clients et devis
- clients, sites et équipements
- contrats et renouvellements
- échéances commerciales
Domaine Opérations
- qualification et planification des interventions
- affectation des techniciens
- interface mobile terrain
- diagnostic, temps, pièces, photos et observations
- historique des équipements
- comptes rendus d’intervention
Domaine Pilotage financier
- échéances de facturation
- règlements attendus
- contrats actifs et revenus récurrents
- renouvellements à sécuriser
- indicateurs d’activité et tableau de bord dirigeant
Résultats recherchés : moins de suivi manuel, des interventions mieux préparées, un historique fiable des équipements, des contrats et échéances anticipés et une meilleure visibilité sur l’activité récurrente.